召开强大会议的方式

主持会议公司众所周知的传统,人们在会议上花费大量宝贵的时间来希望完成一些工作。 好吧,猜猜是什么…并非每次都能正常工作。

我将讨论一些方法,使您可以使会议变得更加强大,富有成效并为每个人带来更好的结果。

议程

这是最重要的一点。 您应该为会议制定议程。 您不应该只是为了开会而主持会议。 您需要问自己有关计划在会议上讨论什么的内容,这是真的必要的,最重要的是,事先与其他人共享议程,以便他们为会议做准备,而不会浪费每个人的时间找借口或拖延过程。

此外,制定议程可以使每个人都清晰明了,并使每个人都在同一页面上。 并确保人们说话时切勿轻描淡写。 这样也节省了很多时间。

评估需求

重要的是不要浪费任何人的时间。 甚至您的时间也很宝贵。 看看是否可以异步方式进行通信。 可能通过电子邮件,协作与计划委员会,聊天室等进行。如果可以的话,建议您进行面对面的交流。

当您进行一对一而不是成组进行交流时,面对面交流有时比异步交流更有效,但是您应该确保是否确实需要交流。

如果您要组织会议以跟踪日常进度或监视人们的工作,请使其简短而愉快,并分配最多5分钟的时间供大家共享前一天的工作并结束会议。 这样可以使团队中的每个人都知道发生了什么,同时也不会浪费自己的时间。

如果您想在特定主题上进行更多的合作,请组织一次单独的会议,并仅召集相关的利益相关者,而不会浪费每个人的时间。

听众

我见过一些会议,无论是否需要,都邀请了这么多人。 这使事情变得混乱。

对于有效的会议而言,使听众保持较小状态非常重要,因为您可以进行适当的有针对性的讨论,从而有足够的空间进行健康的讨论而不是造成混乱。

反馈

在会议之前和之后(异步)收集有关议程,受众和任何相关内容的反馈也很重要,这样您就不会只是在会议上停下来而建立基于会议的反馈循环。

会议纪要

我已经看到很多人在讨论问题时在会议上做笔记。 尽管看起来他们似乎太真诚了,但事实并非如此。 倾听,观察和思考比盲目地写人们的讨论要强大。 有会议记录或请一个人写下会议记录,而其他人则只关注正在讨论的内容。 这样可以集中精力并使事情有效。

时间表

在组织会议之前,您需要事先从所有利益相关者那里请求方便的时间,而不是急于选择自己的时间。 这也是一个很好的礼节,因为它使人们认为您也很重视他们的选择。 您需要尊重人们的日程安排,并围绕它安排会议。

另外,请确保您遵守时间表。 如果会议安排为30分钟,请尝试在20分钟后结束,并留出10分钟的时间进行问答和有关会议前20分钟的其他讨论。

如果会议互动性很强,而您最终无法涵盖您想涵盖的所有主题,那么请单独安排一个新会议,而不要扩展现有会议。 这样可以使日历上的内容保持整洁。

如果您安排了30分钟的会议,但在15分钟内完成了所有讨论,那就太好了! 不要只因为已安排了剩余的15分钟。 结束会议并允许人们做他们的工作。

打断

您可能会发现手机响起,人们进行不必要的聊天,投影仪无法正常工作或任何使您无法思考和讨论要讨论的内容的事情。

尝试事先设置规则。 请他们关闭手机或使其保持静音状态,并确保您更改递送方式,以确保始终得到他们的关注,而不会受到任何干扰。

如果人们长时间在讨论未列入议程的事情,请礼貌地对他们说,您将与他们离线同步,而不是浪费其他人在会议上的时间,因为这可能与他们无关。

成为好主人

当您与大量观众组织会议时,这一点非常重要。 在这种情况下,可能会有很多纵横交错的对话,所有人都在同一时间交谈,或者没有人交谈,也没有人互相指责。

如果您是主持人,那么对他们而言,至关重要的是,要使所有这些人都掌握在凹槽中,并给予他们足够的自由以传达他们的想法,以调节所有这些人。

您还应确保不仅仅是一个人一直在讲话,而另一个人一直在听。 在这种情况下,您应该触发或开始与其他人的对话,以鼓励他们参加会议。

人们可能有很多好话要说或分享,但是他们可能会害羞地大声说出来。 因此,您应确保自己理解并使其适应环境。

面向行动的会议

重要的不只是会议。 您必须能够从讨论中得出动作。 人们必须能够理解下一步要做的事情,以更接近于您设定的共同目标。

如果您有一个小时的会议,并且如果人们在会议结束时不知道下一步该做什么,那将是在浪费时间。 因此,请确保覆盖所有内容,并在会议后与所有与会者共享任务分配列表。

不偏不倚

参加会议的人员可能具有不同的投资组合,并且可能来自不同的部门,职务等。与所有人一起开会时,您必须确保会议永远不会偏向一群人。 设法使它对普通观众保持中立,并为每个人提供一个分享意见和平等对待每个人的意见的舞台。

实际上,这可能很难做到,但是这样做可以确保您只关注眼前的问题陈述,而不是会议室中的人。

总而言之,我想说,如果会议做对,会议非常重要。 如果不是这样,它将变成一场彻底的灾难,将来困扰着所有人。

当您成为一个好的团队时,事情变得美好,只有在所有团队成员之间良好的沟通才能一起工作。

下次见。 如果您喜欢我写的内容,请关注我和我的出版物,以确保您不会错过任何我写的文章。