您的会议偏离轨道了吗? 尝试Backburner(或停车场)

想象一下:您的团队聚集在一起参加每周一次的会议,目标是与新的销售方向保持一致。 议程已设定,技术正在运行,所有团队成员均已按时出现。 您已准备好召开富有成效的会议。 然而,在十分钟内,一次同时发生了几种不同的对话。 发生了什么?

参加会议时,与会人员可能会想到与主题无关的主题。 同时,他们正在处理会议中的新信息,从而引发新的想法。 他们很自然地提出关注,问题和想法,尽管它们很重要,但与您设定的目标并没有直接的一致性。 会计团队成员希望讨论这种新的销售策略将如何影响向新预算软件的迁移。 产品团队很高兴开始集思广益,提供新的价值和功能要求。

作为良好的会议主持人,您希望您的团队能听到自己的声音, 希望获得会议成果。 您可以即兴创作并允许其他讨论作为优先重点,但是您知道,新的销售方向调整在今天最为重要。 所以你会怎么做?

介绍Backburner(或停车场)以使您的会议更加集中

备用燃烧器(也称为停车场或垃圾箱)是一种未被充分利用但有效的促进工具。 无论您决定使用此工具什么,Backburner都需要一个物理或虚拟存储空间,例如白板,便利贴或共享屏幕,以捕获新出现的主题,以备将来使用。 当会议上出现异议时,请确认它很重要但并不紧迫,并在存储空间中进行记录。

与更加紧迫的关注相比,对后燃物品的关注要少一些(就像炉子后面的食物要比前面的食物少受到关注)。 事与愿违的价值在于,它承认人们的想法,因此他们在优先考虑最初的实现目标时不会感到被忽视或不尊重。

如何有效使用Backburner

Backburner是一种工具,可帮助您的团队专注于会议。 您如何有效使用它? 尝试以下五个技巧:

1.有意识地向团队介绍后燃器概念。

向您的团队介绍Backburner的功能,并将其纳入您的会议规范中。 分享您的计划,以记录并跟进后备项目。 在开始使用该方法之前,请先解决团队的问题并获得他们的支持。

2.授权每个人都可以使用Backburner。

让团队印象深刻的是,如果讨论偏离了主题,召集人不仅仅是负责人。 任何时候,团队中的任何人都可以说:“我注意到我们一直在切线。 我们是要把这个话题移到后面吗?还是我们应该重新安排会议重点并现在花更多的时间?”每个人都有责任使会议保持正轨。

3.在会议结束时重新检查补燃物品。

在会议结束时,与您的团队一起检查多余的项目,并决定如何跟进每个项目。

  • 决定哪些项目应包含在即将举行的会议的议程中,以及由谁负责确保这样做。
  • 如果该项目仅涉及团队中的几个成员,则将其分配给负责将该项目进行下一步的适当人员。
  • 认识到某些项目可能不再适用,无需采取进一步措施。

4.在会议记录中包括备用零件。

一旦捕获了后燃物品,就不要忘记它们! 要求告发者在会议记录中包括后燃材料,以免丢失信息。

5.对您的后燃物品负责。

如果没有人对这些想法进行跟进,那么“后援”方法可能会失去信誉,人们将不太愿意在以后的会议中将他们的想法放到“后援”中。 如果您是backburner物品的所有者,请将其添加到任务列表中,以免它掉入裂缝。 在Meeteor软件中,会议笔记中的后备项目直接显示在团队及其所有者的任务列表中,这意味着您无需复制和粘贴。

优先考虑上下文中的Backburner项目

补充项目不一定是下一步,也不一定重要或紧迫。 它们可能只是您不想忘记的有趣想法。 如果确实导致了下一步,请结合您个人和团队的工作量和优先事项来考虑它们。 您不希望使用繁琐的项目来阻止您从事更重要的工作。 Backburner工具的最大优点是它承认并记录了与会议目标没有直接关系的会议参与者的担忧。 由您决定下一步。

轮到你了

您的团队在会议期间是否使用了后备箱或停车场? 您如何使用它们? 您更喜欢哪个学期? 我们很想在下面收到您的来信!