提高团队通话的参与度

“嗨,刚加入的是谁?” –再也没有。

在新的工作时代,对于许多员工而言,在办公室里不再是现实,其中许多员​​工是在家中或共同工作的地方工作。 同时,协作的需求比以往任何时候都高。 对公司而言,持续创新与立即取得财务成果同样重要,甚至更多。 新的在线协作平台和交流工具随处可见,主要领导者(包括Google,Zoom和Slack等)使数千家公司共同创造了令人惊叹的产品和服务,而又没有共享相同的物理空间。

视频电话会议是新的会议室。 这也不再是“嗨,谁刚加入?”的喜剧场面。 重复和“对不起,我沉默了”的谎言(哦,旧时光!)。 现在,它的视频会议可在其中查看人员,姓名,发送直接消息,在共享屏幕上进行协作-基本上感觉就像您都在同一个房间里,而(可能)仍在您的pj里。 完成后,您可以查看录音或分享成绩单。 整个不同的游戏。

视频会议还意味着您可以安排他们背靠背,而不必长时间加班。 通话必须高效,富有成效,引人入胜,并给您带来积极的回味。 我们如何实现它? 这里有一些想法!

通话前

0.基础。

技术: 假设您为呼叫和协作平台选择了正确的工具,请确保该工具适用于所有人。 测试你的互联网连接,麦克风,耳机等,不要被个人!

时区:知道您的团队在哪里,并找到适合每个人的时间。 如果有人需要为此熬夜或在黎明之前醒来,则说明您做错了。 体贴。

  1. 计划会议。

计划通话期间需要支付的费用。 然后定义成功的结果是什么样的。 通话结束前绝对需要采取什么决定?

计划团队实际需要达到的时间,以实现通话目标。 另外,计划几分钟的闲聊和潜在的旁听。 它将发生,如果没有发生,总是比提前结束通话更好。

2.分享议程,目标和准备工作。

提前与参与者共享会议的议程和主要目标。 附上您希望他们阅读的文档。 让他们知道是否要他们准备任何数据。

让他们做好准备,只会帮助您提高会议效率。 然后,在电话会议开始时,讨论议程以及需要实现的目标。 也许将其复制到通话聊天窗口中。 这样,你们所有人都有责任确保通话成功。

3. 邀请合适的人。

通常,只要您拥有合适的人员,参与者越少越好。 每个人的时间都是宝贵的,因此,如果某人的参与没有增加价值,请让他们花费时间在其他地方增加价值。 与需要聆听的人分享成绩单或录音。如果不需要他们的参与,这些人将不会感到参与。

对于被邀请者,如果不清楚的话,请解释为什么参加电话会议很重要。 如果他们不知道为什么要邀请,没人愿意参加。

4. 避免意外

避免使人措手不及。 除了使人们感到不舒服之外,您不会给他们足够的时间来组织他们的想法或收集他们可能需要的信息。 参加会议并做出明智的决定符合所有人的最大利益。

因此,如果您需要在通话前准备一些东西,请给人们足够的通知,提前分享议程,并提供可能期望答案的问题。 让每个人在自己的时间里管理自己的准备工作。

通话中

5.让人感到舒适。

彼此认识,分享经验或有趣故事的人也倾向于在讨论与工作相关的话题时感到更自在。 远程工作时,很多这样的体验并不是每个人都拥有的奢侈。 该怎么办? 在短时间内让人们尽可能彼此舒适和熟悉。

  • 如果团队是第一次聚会,那么请在开始时介绍每个人。 如果没有,请跳过手续!
  • 如果可能,请使用视频会议。 看到面孔会使您从未见过的人变得更加熟悉(双关语!)。
  • 在开始时享受一些闲聊(为此花一些时间!)。 讲一个简单有趣的故事来减轻心情。

6.参与

与参与者分享一些基本任务。 不仅因为它可以使他们集中精力,而且您也不必自己做任何事情。 有人应该确保会议按时进行,有人可以记下后续步骤,而别人可以管理“停车场”(您现在没有时间讨论的问题和话题,但是稍后再讨论)。

这样说,不要创建不必要的工作。 并非每个人都需要发挥作用。

7.坚持计划

遵循计划是向团队表明您关心他们的时间的一种方式。 不要成为疯狂的计时员,但请注意手表。

只要我们回到主题上,就不用讨论话题了。 如果您按计划行事,可以略为偏离轨道。 如果您落后,请提醒团队您需要完成多少工作。

8.包容各方。

人们来参加电话会议,如果他们不参加,也许他们不应该参加电话会议! 使他们更容易感到贡献。 避免在2-3个最忙碌的人之间进行讲座或对话。

通过明确表示您重视每一个意见,使人们在通话中交谈,提出问题,鼓励贡献。 提出直接问题。 尽量避免询问“每个人”或引起批评的问题(“每个人都满意吗?”)。 相反,请向特定的人讲话并提出更积极的问题(“您认为我们应该补充什么吗?”)。

如果一些非常积极的参与者使对话蒙上阴影,请确保您有时间让那些保持沉默的人参与。 有些人很难打断其他人,如果您直接问他们的意见,将不胜感激。 更好的是,确保有一种方法可以在不大声疾呼他人的情况下做出贡献-聊天或协作文档,人们可以在其中键入自己的想法。

9.尊重他人。

以礼貌待人的态度开会,尊重彼此的意见,听取顾虑。 聆听他人的声音,而不仅仅是在等待您发表自己的观点,这意味着让人们先完成自己的想法,然后再与您一起思考。 失去耐心将无助于会议或关键目标。

另外,要互相尊重时间-避免产生重大的旁听,背景噪音,准时,在电话会议中不要接电话或回复消息。

11.保持积极。

我们所有人都想提高工作效率,但是我们也不想在做这件事时感到痛苦。 记住,你们都是为了达成相同的目标。

通话后

12.发送后续记录。

如果您没有发送后续电子邮件。 会议甚至还发生了吗?…开玩笑。 不,但是认真。 不要忘记跟进。

对于参与者-提醒您达成一致的行动,其所有者,时间表和下一步。 对于不在通话中的人们-讨论的话题,做出的决定和下一步。