为什么举报人的旅程很重要(以及如何改进)

当员工举报者举报时,这是一种令人痛苦的经历。 从决定做出报告到实际提交报告,举报者的旅程充满了压力。 这种不确定性使员工无法进行举报,从而使风险和盲点留在原地。

随着越来越多的组织制定举报者政策计划,考虑举报者所经历的旅程至关重要。 目的是改变观念,鼓励员工进行“勇敢的对话”。 通过使体验更清晰,更轻松,报告将增加,您可以更快地识别风险。

那么组织如何使举报者的旅程更好呢? 我们将其确定为计划举报程序时需要询问的7个关键问题之一。 在本文中,我们将深入探讨该主题,并概述可以采取的鼓励更多报告的步骤。

对于营销团队而言,绘制客户的旅程图对于了解他们如何与品牌互动并进行购买至关重要。 举报人的旅程没有什么不同,通过映射他们的旅程,您会更好地理解它。 从举报人的角度考虑他们采取的每个步骤以及他们的思路。 匿名报告并非每天都要做。 评估如何使每个步骤变得简单,清晰和易于理解。

最佳做法是制定举报人的实际旅程图。 记录过程中的每个步骤,以及举报者将寻找哪些信息来指导他们的旅程。 另外,考虑一下他们在每个步骤中可能在想什么,以及压力如何改变他们的行为。 在这个阶段,角色扮演是一项很棒的活动。 它通常可以发掘您尚未提出的问题。

当您绘制举报者的旅程图时,他们遇到的第一个路口是他们是否应该举报。 他们真的看到了他们认为的东西吗? 是否存在不当行为的不确定性? 他们是否误解了对话,这真的不是行为不当吗? 是否担心如果他们错了,他们可能会损害某人的声誉? 所有这些想法都会在举报人的脑海中产生,并可能使他们无法做出报告。

作为一个组织,您需要与您的员工沟通,让他们进行“勇敢的对话”。 这包括要求他们在感到组织价值观未得到遵守时进行报告。 如果报告后来被发现是错误的,只要该报告是真实的而不是恶意的,则强调“可以”。 一个很好的类比是,举报平台就像烟雾报警器。 有时在不发生火灾时可能会熄灭,但是您肯定希望在发生火灾时在那里发生。

与“我应该报告”绑在一起的是“我应该报告的事情”。 通常,这会在举报程序中造成最大的混乱。 与您的员工非常清楚他们应该报告的行为类型。 提供示例和场景,说明员工应举报的内容,并概述举报人计划不应举报的内容。 通过为他们提供易于理解的示例和指导,它们变得更容易,并且您将收到更多报告。 此外,这种方法可确保您收到的报告适用于举报程序,从而节省了时间和资源。

现在您已经规划了旅程的开始,下一步是帮助员工了解可以在哪里进行报告。 组织应使用举报人平台和不同的沟通渠道来提交报告。 重要的是要使用员工熟悉且使用舒适的渠道。 虽然年纪较大的员工可以轻松拨打热线电话,但Y和Z代的员工往往更喜欢基于Web,移动和基于聊天的提交。 提供选择将帮助您增加员工进行报告的机会。

对于员工来说,知道举报程序的住处也很重要。 确保清楚他们可以在哪里访问以及如何进行报告。 太多的公司将其举报联系信息隐藏在其Internet / Intranet上。 这使得员工看不到它,从而减少了他们进行报告的机会。

当员工开始与您进行举报谈话时,请考虑如何与他们互动。 您希望举报者感到受到保护,并且其身份是安全的。 您还希望使他们对向您提供有关其报告的其他信息充满信心。

不要让这个过程充满机会。 案例经理的参与方式各不相同,因此您希望开发一个他们使用的标准流程。 尽管此过程将重点放在调查上,但不要忘了考虑他们如何以及何时与举报者进行互动。 开发您想传达的消息,以及在整个调查过程中如何保持它们的更新。 以多种方式提交报告是对话的开始,您需要努力保持对话的进行。

为了更好地识别风险,您需要员工进行报告。 如果他们认为您不会保护自己的身份,他们将不会进行匿名举报。 至关重要的是,通过举报程序提交的所有文件都是匿名的。 不要只是说“它是匿名的”; 您需要概述清楚的步骤以确保其匿名。

其中的一部分是介绍您正在使用的平台以及它如何保护匿名。 这可以包括您如何无法访问IP地址以及进行双向匿名通信。 如果您正在与第三方公司合作,那么最好加强这一点,因为它有助于提供更多证据证明您为保护自己的身份所做的努力。

在某些情况下,举报者将需要在此过程中的某个时候进行身份识别。 帮助员工在初次报告中了解他们不需要这样做。 强调如果员工以后要透露自己的身份,这始终是员工的选择。

一旦举报人发现行为不检,举报人的报复行为就是最大的阻碍。 好莱坞在戏弄举报人的事情方面做得很好。 不管它是真的还是不正确,它在影响潜在的举报者中都发挥着作用,并且通常可以在举报者开始之前阻止其旅程。

作为组织,您希望员工进行勇敢的对话。 为此,您需要明确沟通,您不会对举报人进行报复,也不会容忍这样做的人。 您需要举高举报的行为,并证明它如何有助于维护组织的标准和价值。

概述您所拥有的举报人保护也很重要。 许多国家/地区已有现行的举报法律,为员工提供举报人保护。 它们还规定了组织如何接收和管理举报人报告的要求。 如果您的组织受当地法规的约束,请告知此信息以及您正在采取的其他保护措施。

最糟糕的是忽略举报人。 想象一下,经历一个压力很大的过程,花时间去提交报告,然后不听。 首先确认举报人的报告,并让他们知道您已收到该报告。 使用他们提交的内容开始对话,并向他们显示您正在认真对待他们的报告。 调查完成后,请返回举报人并分享您可以得到的结果。 重要的是,以个人身份进行此对话,放弃法律语言,并让他们知道匿名对话的另一边还有人。

最好的最佳做法是确保案件经理使用的工作流具有强制性的步骤,以更新举报人。 工作流程往往集中在调查上; 确保他们也关注举报者的旅程。

了解举报人经历的经验是计划高性能举报人计划的关键。 确保您通过举报者的眼睛看每个步骤。 这将帮助您理解他们的经验,并帮助您设计更好的程序。 您的最终目标是识别并解决风险。 做到这一点的最佳方法是让您的员工进行报告,但是,要进行这些报告,必须是一个简单的过程。

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