产品经理有效会议

文章最初于 2018年8月13日 产品经理总部 发布


我曾经与之交谈过的几乎每个产品经理的情况都完全相同- 日历中充斥着会议

我们作为产品经理参加如此多的会议是有原因的。 会议可能是在不同利益相关者之间辩论主题,制定决策和制定行动计划的最有效方法之一。

由于会议占用了我们大量时间,因此让我们讨论如何召开有效会议的最佳做法,以确保我们在这段时间内获得最大的价值。

每次会议都需要一个所有者 。 毕竟,多项心理学研究表明,在所有权不明确或共有的情况下,责任被淡化了,这导致整个组织的有效性降低。

在大多数情况下,您将拥有会议。 作为会议所有者,您最终有责任确保会议富有成果并有据可查。

会议所有者必须提出议程,与会者和会议持续时间。 此外,您必须确定与会者是否应该事先阅读任何内容,会议的运行方式以及定义会议成功的因素。

如果没有明确定义的会议负责人,您会发现会议的议程安排不明确,人们会不太愿意保护彼此的时间。

作为会议所有者,您有责任确定会议的目标。 您想通过这种昂贵的人员使用时间来实现什么?

附带说明一下, 会议非常昂贵,因为您的会议中的每个与会者都无法在会议期间履行其他职责。 因此,您需要明确定义会议的目标。

如果您不能通过这次会议创造更多的价值,而不是参加会议的人们所失去的价值,那么您首先需要重新考虑召开会议。

以下是实现目标的示例:

  • 获得关键利益相关者对您建议的设计的批准
  • 确定对竞争对手最近动作的最佳反应
  • 要求其他资源以启动新功能
  • 确保所有与会者都对客户的工作流程有相同的了解

一旦有了明确的目标,就可以使用目标来制定议程

目标包含三个不同的组成部分 -起点,终点和两者之间的路径。 因此,您的议程也应该反映这三个不同的组成部分。

议程上的第一项应该是清楚地讨论终点是什么,以及为什么重要。 如果您不追求引人入胜的未来,那么您的会议就没有创造价值。

然后,讨论起点是什么。 确保每个人都具有与起点相同的上下文。

对于某些会议,起点可以像“我们不知道客户想要的东西”那样简单。对于其他会议,起点可以像充满图表和图形的整个幻灯片一样复杂。

会议的大部分时间应集中在如何从起点到终点。 从A点到B点,您将使用哪些策略,策略和资源分配? 确保将大部分会议时间分配给该组件。

此外,作为议程的一部分,您还需要明确确定本次会议的决策机制

会通过投票做出决定吗? 通过共识? 根据您其中一位受邀者的行政决定? 还是您正在考虑多种观点,您将拥有最终决定权?

让我们讨论会议议程的具体示例。 在关于产品审查会议的文章中,我们细分了季度会议,目标是在产品路线图上获得主管人员的批准。

我们可以将此目标分解为起点,终点和路径这三个独立的部分。

起点是:“ 产品当前的状况如何 ?”因此,本次会议必须涵盖产品的性能和健康状况。

终点是:“ 我们想要达到特定的结果 ”,无论该结果是市场份额,用户参与度还是其他一组指标。 因此,本次会议必须涵盖为什么这些未来的里程碑如此重要,以及为什么应该分配资源以实现这些里程碑而不是其他地方。

路径是:“ 为实现此结果,我们应使用哪些策略,策略和资源 ?”这一部分构成了会议的大部分内容,并探讨了有关权衡的辩论以及有关风险和缓解的讨论。

有了这三个组成部分,我们便可以制定议程以预先解决终点,起点和路径。

此外,决策机制是“获得每位高管的批准,将资源用于该计划。”因此,会议应集中于赢得批准和消除异议上。

通过产品审查会议,您可以想象一个完全不同的决策机制,在这种机制中,主管人员已经提供了资源,并且只是在会议中提供了观点,而产品经理则做出了最后的决定。

现在您有了一个议程, 请不断重复地引用它

对于真正有效的会议,请确保您的日程安排在日历的主体中以邀请自己参加-这样,与会人员会提前意识到目标并做好相应准备。

当您开始会议时,在屏幕上显示您的议程,并与所有与会者口头讨论议程,并确保人们准备好解决您希望他们解决的问题。

当您关闭会议并发送会议记录时(请稍后详细说明!),请确保将议程作为这些记录的一部分,以便您可以根据团队完成议程项目的程度来衡量会议的有效性。

因此,您已经讨论了起点和终点,并且所有与会者都同意从A到B的路线。

共识还不够。 哎呀,一个决定还不够。 您需要人们对决定采取行动。

首先, 总结一下发生的主要讨论的主要内容。 例如,您为什么集体决定设置一个特定的价格点? 为什么不以更高的价格还是更低的价格呢?

通过总结会议中的这些关键要点,可以确保所有与会者都在同一页面上。 一定要问房间,“我是否在此摘要中遗漏了一些东西?”

通常,您会发现在会议结束时,各个利益相关者都得出了不相容的结论,并且您还需要一些额外的时间才能使他们回到相同的结论。 这就是为什么问“我是否丢失了某些东西?”非常有价值的原因。

请注意,如果您的与会者不同意关键要点,他们将不同意该决定,因此他们也将不同意采取行动。

口头总结会议后, 讨论行动项目,并在纸上或白板上记下每个项目 。 覆盖所有操作项后,问“我是否遗漏了什么?”,您不想稍后再召开会议只是为了找出丢失的操作项!

最后, 为每个操作项分配所有权 ,并要求每个所有者提供其交付期限

作为会议所有者,您对这些截止日期承担最终责任-如果人们不遵守这些截止日期,则需要跟踪他们以确保他们按时完成。 因此,至关重要的是您讨论操作项,并针对每个操作项放置所有者和截止日期。

对每个操作项所有者重复执行他们已承诺要执行的操作以及何时完成该操作。 同样,重复有助于确保清晰性和巩固承诺。

请尽快写下会议记录 ,以最大程度地减少您忘记的信息。 理想情况下,您在整个会议期间一直在做笔记,并且可以充实您的轮廓。

尽管有些人认为会议记录太过分了,但我个人发现,使用纸质记录可以使整个组织保持一致和透明。

我无法告诉您我有多少次回到过去的会议,而这些会议缺少会议记录。 每次,我都无法弄清楚谁参加了会议,做出了什么决定以及每个相关行动项目的状态。

备忘后,仅向您的与会者发送一封电子邮件,其中仅包含正文中的操作项,所有者和截止日期-这样可使您的电子邮件保持清晰,令人难忘且可操作。

在电子邮件中,附加注释的副本,无论是物理附件还是指向共享空间(例如Confluence或Google云端硬盘)的链接。

这是电子邮件示例:

大家好,

感谢您今天讨论我们建议的定价模型。 我们决定将价格提高X%。 下一步:

  • 贝蒂将在下周五之前运行财务模型以确认调查结果
  • 珍妮特(Janet)将于9月15日前以新价格提供更新的营销抵押品
  • Annie将在9月8日之前模拟新产品计划选项选择器

完整的会议记录在这里:notes.org.com/notes-08–12–2018

谢谢,
克莱门特

请注意,尽管会议可能持续了多个小时,但由于我们就定价策略和下游影响进行了多次辩论,因此电子邮件简短而甜美。

这封电子邮件的重点是推动行动 ,而不是总结会议,这就是您的备忘目的!

指定会议所有者。 制定议程并反复参考。 在会议上,讨论外卖,行动项,所有者和截止日期。 记录会议。

通过遵循这些原则,您可以从会议中获得更多收益,并希望减少在产品上取得进步所需的会议数量。

每次提高透明度和一致性时,都减少了在第一个会议之后进行其他会议的需要-这意味着每个人都可以提高工作效率!


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