有效的Google日历

在Tooploox,我们经常使用Google日历。 我们将每次会议都放入其中,并且也为合作伙伴提供了一些共享日历。 几个月前,我们使用Google Chromebox for Meetings改进了会议室。 它使我们可以轻松地跳出电话,并在整个屏幕上以出色的语音质量在大屏幕上看到所有参与者。 当它起作用时,它很棒! 但是,有时我们会遇到环聊问题,尤其是在使用Google for Work的两个组织之间进行通话时。

最近,我注意到,即使Google日历是一种功能强大的工具,也没有多少人对此有足够的了解。 我想介绍一些关键功能,这些功能将帮助您有效地将其用于活动安排,环聊,房间管理等。

我们正在尝试解决的问题

如果您要安排一对一的会议,很容易检查一个人的日历。 如果您需要为公司中的每个博主安排一个1个小时的时段,则要困难得多。

Google日历的最好的朋友

这是根据我发现自己有用的频率排序的列表。
让我们潜入。

1. 编辑活动是您的朋友

首先,您应该先选择时间,然后单击“ 编辑事件”按钮。

这样,您就不会创建事件,以后需要重新安排时间。 重新安排很烦人,因为它向人们发送了很多垃圾邮件。 因此,在安排活动时间时要花些时间,以避免给一群人发送毫无意义的电子邮件-由于信息溢出,他们可能会错过活动。

2. Google网上论坛是您的朋友!

团体很棒。 他们花了一些时间来设置和维护,但是几乎不费力地通过电子邮件发送和安排事件。 如果您是组织管理员,请查看网上论坛文档。 尽管Google管理控制台的某些部分可能在UX方面更喜欢使用UX;),但它快速简便。

在“ 编辑事件”屏幕中,您可以将整个组添加到事件中,也可以查看成员并根据需要删除它们。 这样可以节省大量时间和精力。

3. 找到时间是你最好的朋友!

在“ 事件”编辑视图上,有一个“ 查找时间”选项卡,这确实很容易错过,但是在安排会议时非常有用。

这种观点非常容易为每个人找到一个自由开会的场所。 您也可以在“ 来宾”部分添加其他参与者。

4.我们在哪里见面? ( Room Resources是您的朋友)

房间资源使组织可以管理房间的可用性。
要进行设置,您需要组织管理员权限。 转到管理控制台应用程序日历,然后选择资源面板。 添加新资源非常容易:

资源的美丽从这里开始-它们可以作为日历,并自动接受不冲突的事件。 但是那种美丽是有代价的-坦率地说,发现日历几乎是不可能的。

解决方法有两种-一种是针对管理员的,另一种是针对其他的😛

管理员可以编辑刚刚创建的资源以检查其日历链接,然后将该链接粘贴到Google日历的“ 其他日历”字段中。

但是普通用户呢? 他们也有解决方案,但并不是一个简单的解决方案。 首先,最重要的是-一位管理员必须将资源添加到他们的日历中,然后任何人都可以访问它们。 然后,转到其他日历浏览有趣的日历更多[您的域]的资源 ,然后可以订阅相关的日历。 这样,用户可以轻松检查给定房间的可用时间,管理员可以管理资源如何响应事件。

如果仍然找不到资源日历,请遵循官方支持文章。

现在,您应该看到“ 访客”旁边的“ 房间”选项卡,并且可以为活动添加可用的房间。 它具有与Chromebox for Meetings连接的一些附加功能,但我将在稍后讨论。

5.不要劫持事件( 组织日历是您的朋友)

不确定如何劫持事件? 这是快速教程,您可能会考虑一个不好的例子example

假设我们有一个朋友,鲍勃。 鲍勃正在为6个人创建一个活动。 他找到时间并预留了房间。 一切似乎都很棒,生活很美好。 不幸的是,鲍勃是个cr脚的车手,在会议开始前10分钟他碰到了挡泥板。 鲍勃参加会议是至关重要的,但他只设法打电话给一位同事告知情况。 每个人都同意,他们应该重新安排会议的时间,但是没人能做到。 真可惜! Bob通过使用自己的日历而不是组织日历来劫持会议,任何人都可以在其中修改事件。 现在,房间已锁定,议程已消失-我们需要等待Bob将事件移至其他日期。 相反,鲍勃在创建活动时应使用共享日历。

我希望你喜欢这个故事

让我省略有关如何创建组织日历的部分-考虑到Google for Work的某些部分的复杂程度,创建日历相对简单。 不过,可能很难更正确地共享它。

请记住,共享日历有四种可能性:

根据我的经验,使用“进行更改并管理共享 ”选项足够安全。 这样,组织中的任何人(不仅是管理员)都可以与可能需要日历的其他人共享日历。 它消除了障碍,并使所有人(尤其是管理员;-)的生活更加轻松。 即使有人删除了一些条目, Google日历也有一个垃圾箱文件夹 ,您可以在其中找到已删除的事件!

6.房间交换(通过房间资源开裂)

有时您在一个房间里安排了一个活动,但是所有感兴趣的人已经在另一个房间里了,并且您想在日历中快速交换房间(例如为了使它进入Chromebox)。 这是一个肮脏的技巧,您可以用来交换房间并强制接受事件。

默认情况下,会议室日历将通过拒绝给定时间的第一个事件之后的每个事件来解决事件之间的冲突。 但是,如果您打开“房间资源”日历并选择“是”作为日历事件的RSVP,则可以强制接受该事件。

Chromebox for Meetings提示

最后,我想分享一些我们在与Chromebox进行的环聊会议中使用的技巧。

适用于会议的Chromebox很棒。 它具有令人敬畏的硬件,出色的麦克风和惊人的摄像头。 但是环聊的基础设施并不是很好。 最大和最烦人的是两个组织之间的会议。 问题是,即使添加了会议室资源并且会议在Chromebox上弹出,有时我们也没有访问环聊的“权限”。

目前,我们通过公开指向环聊的链接来解决该问题,以便所有具有链接的人都可以加入(在通话中某人接受她之后)。

您可以在下面找到一些屏幕快照,以了解如何为环聊电话会议设置公共链接。

请注意,共享后的链接图标有所不同-通过这种方式,您可以轻松地注意到会议是否可用于其他组织。 这是hack,不是正确的。 环聊可以让被邀请的人加入通话,无论如何,但不时如此。

荣誉奖

还有很多其他功能,我在这里没有介绍。 如果您每天使用日历,则应重点关注活动的位置(与Google地图集成),来宾特权或活动的可见性。 另一方面,“ 日历设置”是强大功能的来源,您可以在其中自定义默认事件持续时间,设置浏览器通知(而不是中断性警报)或配置工作时间。 每个人都可以找到有趣的东西,您只需要更深入地了解😉

最后的笔记

现在,您应该可以轻松浏览“日历”和“环聊”的注意事项。 希望您觉得材料有趣。

如果您知道其他任何Google日历提示和技巧,请与我们分享,我们很乐意在下一篇文章中介绍它们。