使用Confluence管理您的项目和文档

任何优秀项目的基本方面之一是如何管理它-没有有效的跟踪进度,角色和任务的方法,很容易偏离轨道,这可能导致团队效率降低,从而增加完成工作所需的时间该项目。

如果没有一种易于访问的方式来与团队存储和共享文档,您将花费更多时间查找所需的重要信息。

使用诸如Confluence之类的团队协作软件,您可以利用一个平台,该平台以简单易用的格式整合团队的项目和文档,从而最大限度地提高生产力和效率。

Confluence设计为可定制的平台,可让您与团队共享内容和文档,并提供许多工具来帮助您管理项目和开发。 它具有许多用途,其中最常见的是知识库或Wiki,操作指南以及用于企业或教育机构的个性化工作区。

以下是Confluence用法的一些实时示例:

cPanel文档

Adobe支持文档

许多知名公司使用Confluence进行协作,项目管理和文档编制。 一些著名的例子是:

  • 美国宇航局已使用Confluence进行交流,规划和文档编制,以对其Ares I Rocket进行设计审查
  • Spotify使用Confluence帮助创建了针对常见问题的知识库
  • 德国汉莎航空已将Confluence用于其业务团队
  • 每日电讯报将知识库融合使用

Confluence可以以多种方式帮助您公司的工作流程,但是平台的主要重点是提供文档空间和用于项目管理的工具。

因此,本博客文章将解释一些使用Confluence来帮助您的工作流程并提高团队生产力的方法。

项目管理

团队成员之间的有效沟通对于任何规模的成功项目都是至关重要的。 缺乏直接沟通是许多项目的失败–如果您的同事不在同一页面上,您可能无法达到目标或期限。 因此,至关重要的是要有一种可靠的方式来在团队成员之间共享您在项目中的进度,需求,决策和角色。

幸运的是,Confluence提供了无穷的工具来帮助您管理项目。 在本节中,我将按照计划和任务管理介绍使用Confluence管理项目的一些最简单方法。

规划

任何规模的项目的第一步都是计划。 如果没有清楚地知道如何解决问题,实现目标和达成目标的想法,您将很难保持进度并完成项目。

可以在易于访问的地方跨团队创建,共享和编辑项目计划。 项目经理可以从默认模板或自定义模板之一创建项目计划。

我们将使用Project Poster模板作为示例:

该模板中包括用于概述团队成员,有关需要解决的问题的信息以及突出项目状态的区域。 使用此工具,您可以有效地计划项目需要完成的工作,以及如何解决问题以及开始项目的主要原因。

这只是Confluence提供的几个以项目为中心的模板之一。

其他有用的计划工具包括:

  • 视觉路线图
  • 图表
  • 流程图

这些可以多种方式使用。 一个示例用法可能是在放置在仪表板上的当前项目上放置进度的可视化路线图,这样,当用户登录时,他们可以了解各个项目所处的阶段。

既然已经计划好了项目,那么您应该集中精力分配任务。

任务管理

良好的项目管理的另一个关键要素是跟踪分配给项目成员的角色以及分配给同事的任务。 您不希望花费额外的时间来弄清楚谁在执行什么任务,而可以花什么时间来改善项目的质量。

这是Confluence可以解决的另一个问题。

可以在任何Confluence页面中设置任务-使用“任务列表”宏,可以在特定日期将任务分配给特定用户或组。 以下是任务显示方式的示例:

使用“任务报告”,您可以在特定空间中显示任务表,这些任务表已分配给特定人员或在特定日期到期。 以下是任务报告将如何显示示例任务的方式:

这有很多用途,您可以设置任务报告以显示分配给您的一位同事的任务,或跟踪特定项目中的当前任务。 还可以为任务设置电子邮件提醒,因此您的团队成员没有借口错过截止日期!

您也可以将其用于仪表板,以供所有团队成员查看。 在下面的示例中,我们使用了内容报告表宏来生成当前分配的任务的表以及一些有用的信息。 实施类似的操作将使您能够快速,轻松地添加和编辑团队成员的任务,并将其任务显示在仪表板或最相关的页面上。

文献资料

Confluence主要是作为辅助文档协作的工具而开发的,因此可以说,有很多完善的工具可以帮助您实现这一目的。

在易于访问的地方共享文档将使您的生活更加轻松。 无需花费时间在多个系统上搜索所需的文档,您只需登录几下即可登录Confluence并找到所需的信息!

在本节中,我将介绍Confluence提供的一些最有用的工具,这些工具可以帮助您创建,组织和共享文档。 还将提供一些示例方案,以使您了解如何有效地构建Confluence系统。

建立文件

Confluence最有用的功能之一是可自定义的模板和蓝图。 Confluence提供了广泛的默认模板集。 以下是一些提供的模板:

如您所见,大多数情况下都有一个模板。 更好的是,您可以创建和自定义自己的模板!

让我们以“操作方法文章”模板为例。 这是从此模板创建新页面时看到的内容:

通过此模板,您可以轻松,清晰,简洁地为任何给定主题创建“操作指南”,并在文章底部提供有关如何解决问题的步骤以及其他有用信息。 这样可以为您节省大量时间,否则它们将花费在构建文章的布局上。

现在,您应该了解Confluence如何帮助您快速,轻松地创建文档,我们将把重点放在访问内容的可访问性上,这归结为组织。

整理文件

没有有效的方法来组织文档,您可能会发现很难找到所需的信息。

Confluence中的信息存储在称为空间的结构中 可以将其视为一个文件夹,您可以在其中存储必要的文档和文件-除非每个空间都有一个类似于人员门户的可自定义主页。

在下面的屏幕快照中,您可以看到基于模板的知识库空间的主页。

现在,这里需要注意3个关键事项:

  • 侧边栏—顾名思义,这是页面的一部分,通常包含指向其他相关空间或页面的链接。 在这里,我们有一些示例知识库空间的链接。
  • 选项-在所有页面均可用的下拉菜单中,您有许多有用的选项。 除了能够复制,移动和删除页面外,您还可以采用几种不同的格式导出页面,并将页面的访问权限限制为某些用户或组。
  • 标签-标签可以添加到页面中,从而允许宏与页面上的内容进行交互。 例如,某些宏允许您使用包含特定标签的页面中的信息。

创建任何类型的页面时,都可以选择将该页面存储在某个空间中。 将其存储在空间中后,可以在页面之间传递文档中的任何信息。 使用诸如“内容报告标签”,“目录”和“页面树”之类的宏,您可以链接页面并在它们之间共享信息,例如多媒体文件。


Confluence帮助公司完成了令人难以置信的项目,并且是强大的团队协作工具。

如果您想了解有关Confluence的更多信息或开始免费试用,请访问他们的网站以获取更多信息。