如何使您的会议更有意义

您知道人们平均每周在会议上花费4个小时吗? 这相当于每月16个小时,而这些会议中有多达67%被高管视为非生产性失败?

如果我们花大量时间参加非生产性会议,那么为什么大多数公司都没有结构化的流程来确保每个会议都有明确的预期结果和目的?


让我向您介绍我在Hyper Island上学到的过程,我相信它将改变您的团队和客户会议,就像它在Hyper任职期间改变了我的想法一样。

这个结构有效的过程称为IDOARRT

什么是IDOARRT ,为何如此有效?

简而言之, IDOARRT是一种工具,可通过在会议开始时设定明确的目的,结构和目标,来支持您领导有效的会议或小组流程。

它的主要目的是使所有参与者都了解会议或过程的各个方面,从而为共同点的建立打下基础。

IDOARRT的首字母缩写代表: 意向,期望的结果,议程,角色和职责,规则和时间 我在下面详细介绍了它们,以便您更好地理解它们。

  1. 目的:会议的目的是什么? 换句话说,我们为什么在这里?

这可能是与团队成员重新连接 或共享项目进度等。 关于意图,您也可以有多个目标,但我建议不要有太多目标。 三是适量。

2.预期成果在会议结束前应实现哪些具体成果?

示例:在这种情况下,可能需要在会议结束之前为您的项目制定时间表和采取具体行动。 对于期望的结果,我建议更具体而不是一般。

3.议程小组将以什么顺序进行哪些活动,以实现预期的结果?

例:

第一天:
介绍
午餐
讨论项目可能的行动计划
总结/制作时间表

4.角色/职责为了使会议顺利进行,需要确定哪些角色或职责? 谁在促进/运行它,谁在参与? 谁在记录它,谁在跟踪时间? 您对参与者有什么期望?

例:

会议主持人

卡罗来纳州&詹姆斯

参加者

职业团队(其中7人)

5.规则会议期间将制定哪些准则? 这些可能与商定的团体规范有关。 它们也可能与笔记本电脑/手机的使用或与空间有关的实用规则有关。 让参与者添加规则,以确保每个人都感到自己拥有所有权和责任心。

例:

会议规则:

  • 现在在这里
  • 在建立彼此的想法而不是“不,但是…”时尝试“说是并”
  • 投掷网球(挑战自我)
  • 分享您的知识和经验
  • 保持好奇心
  • 要真实
  • 玩得开心!

6.时间会议的预计时间是多少,包括休息时间,会议什么时候结束?

例:

会议时间表/时间

  • 9.00–18:00
  • 午餐:12.00–13.00
  • 需要时中断

安排时间的技巧是在安排时间时总是要留一些空间。 如果您认为讨论将需要10分钟,或者可能安排15-20分钟,因为不止于此,您将花费大量时间。

您如何使用IDOARRT

使用IDOARRT流程时,请确保在会议之前概述活动挂图,概述上述所有六点,然后在会议开始时立即向与会人员解释该流程,以达到期望。

与您的团队成员讨论结果,如果您感到慷慨,请让他们参与其中,并可能更改部分议程以满足他们的需求。

其他:要考虑的另一件重要事情是主持会议的物理空间。

询问自己总是有帮助的:

  1. 物理空间将如何布置?

物理环境可以大大提高会议的效率。 我的几个经营代理公司的朋友最近告诉我,他们通过添加植物和地毯来管理会议空间,以便在结识潜在客户时营造出更加温馨的氛围。

2.我需要什么材料来主持会议?

考虑一下会议期间将使用的材料会很有帮助。 许多人忘记了这一点,然后最终不得不在实际会议中寻找活动挂图,标记和许多其他东西(考虑这会浪费很多时间)。


召开会议的另一个重要秘诀是设置停车场

停车场是存放会议上表达的所有当前暂时不重要的重要问题或想法的地方,但以后可以解决和回答。

我个人觉得这是一个很好的工具,可以使人们感到自己的声音,而且可以按计划进行会议。

它是一种工具,可确保您的会议保持专注和按时进行,但同时又避免不忽略与当前问题无关的问题或想法,从而使每个提出问题的人都被包括在内。

确保将这些问题和想法“搁置”在活动挂图文件中,待日后解决,并在以后的另一次会议上或在指定的时间回答。

希望这个过程能帮助您使将来的会议变得更有意义。 在下面的评论中让我知道您是否尝试过这种方法,是否有其他要添加的提示,或者只是想保持对话的进行。