分布式但同步

我刚和四个同事从旋风之旅回到布鲁克林。 一个全天的客户研讨会是这次拜访的原因,但我们也挤进了我的第一份员工评论(不言而喻)和团队晚餐。 我大部分时间都在费城的办公室度过,在巴尔的摩的工作室工作。 因此,很高兴见到我的同事。

Happy Cog由一支分散的小型团队组成,在东海岸的各个地区工作。 我们大多数人在费城办公室外工作。 其他人则在布鲁克林和巴尔的摩的家中或工作室工作。 办公室当地的团队成员有时也会在费城和新泽西州的家中工作。

分布式团队在客户服务中变得越来越普遍,但这对于产品界来说并不是新事物。 从第一天起,Basecamp和Automattic等公司便在其组织中建立了远程工作文化。 他们的最佳做法和经验教训值得借鉴。 但是,每个选择为其员工提供远程办公选择的公司都必须消除自己的独特缺陷。 老实说,这并不容易。 经过8个月的远程工作,我想分享一些我们进行这项工作的方式。

沟通过度

就像您想象的那样,沟通至关重要。 我认为必须与所有团队成员积极沟通。 即使没有要求,我也会尝试共享更新。 我试图全天通知团队我的进度。 我还告诉所有人我什么时候下班吃午餐或约会。

如果团队成员之间的交流甚至没有丝毫压力,解决问题的方法就是进行更多的交流,最好是面对面的交流(Skype,环聊)。 相信我,我去过那里。 我以为我的电台沉默表明我正在努力工作。 但是一位同事将其解释为as强,不愿意从我的团队中寻求反馈。 通过更多检查,我可以缓解任何不确定性。

设定办公时间

所有Happy Cog员工都在同一时区工作。 过去,我们曾与跨时区的员工合作,目前,我们与时钟未设置为ET的自由职业者合作。

我们已同意指定期望每个人都在他们办公桌前的工作时间。 当然,这样做有一定的灵活性。 例如,人们签收午餐或约会。 即使它很灵活,重要的是要建立一个期望员工有空的时间表。 即使我们分散了,这也可以确保团队保持同步。

相信你的团队

为了尽力而为,您需要团队的相互支持和信任。 支持意味着提供反馈,提供帮助,回答问题以及参与讨论。 展示对我团队的支持以及我团队对我的支持,使我们能够在彼此之间建立信任。

除此之外,在面对面的时间很少的情况下,在团队成员之间建立信任似乎具有挑战性。 实际上很简单。 即使我的同事在工作日看不到我,通过我们的“过度沟通”,他们也知道我在做我的工作,并且我尊重流程,客户和我的团队。

这不是专门针对分布式工作的。 所有团队都只需要问:这个人是否一直按时完成任务? 他们是否以尊重的方式与同事和客户沟通? 我们是否会共同创造出色的作品? 我们互相支持吗? 随着时间的流逝,这些“是”成为您团队中的信任。

聚集在一起

由于我大部分时间都是在与同事分开的地方度过的,因此我认为找点时间召开不定期的面对面会议非常重要。 当我训练到费城办公室时,我将通过与同事共进午餐来利用这段办公室时间。 我还鼓励Happy Cog优先安排与所有员工的聚会。 这可以用于面对面的客户研讨会,公司的棒球比赛郊游,甚至只是公司总部的全队会议。 听起来很明显,但是亲自见同事可以帮助每个人更好地了解彼此。 这只会建立团队的融洽关系。

找到合适的工具

如果没有以下工具,我们的分布式团队将无法运作:

大本营面向客户和重要的内部沟通

为了完全透明,我们要求客户和团队成员将Basecamp通知发送给我们团队的所有成员。 Basecamp也是我们发布会议摘要和状态更新的地方。 这样,即使团队成员无法出席,他们仍然知道发生了什么。 这也确保了所有客户端通信的记录。

特雷洛 内部使用的特定项目任务管理

Trello使将广泛的网站项目分解为可管理的页面或模块级任务变得容易。 一旦进入项目的适当阶段,我就会使用Trello与前端开发人员进行沟通。 我分配卡片,创建清单并回答任何问题。 开发人员完成检查清单并将卡片移至“评论”列。 总之,我们促进了所有项目卡从“待办事项”列到“完成”列的发展。

懈怠工作沟通和我们进行视频群聊的地方

在许多方面,Slack使我们的分布式团队工作。 登录到Slack会告诉团队我在线并且在“工作”。我们有客户项目的渠道(内部和外部),Seinfeld gif的渠道(显然)和直接消息。 无论是好是坏,这都是我们大多数日常对话的发生地。 尽管Slack可以简化沟通,但在我尝试集中精力时,它也会让人感到分心。 当我登录Slack时打开的“总是可用”的心态并不总是健康的。 因此,当我真的需要专注时,我会退出Slack。 但是我首先在#general中提醒团队。

Screenhero与设计和开发团队的合作

Screenhero是我最喜欢的分布式团队合作工具。 我用它来与我们的开发人员快速回答质量检查问题。 我经常与我的设计总监或团队中的其他设计师共享屏幕,以立即获得关于伴奏的反馈,而无需导出(节省了我们所有的时间)。 我们甚至可以实时在Photoshop中一起设计设计。 我还每天与Slack或Screenhero的设计总监会面,谈论我的进度和当天的计划。

视讯通话 (Google Hangout和Skype): 会议

视像通话可确保我们仍在营造团队聚会的感觉。 我们使用环聊进行每周状态会议,还可以虚拟开会以与项目经理联系或在进行客户介绍之前进行内部审核。 但是技术有时会使我们失败。 音频熄灭。 视频冻结在最尴尬的表情上。 快速的wifi,良好的麦克风和扬声器(或耳机),以及一点点耐心帮助。

Join.me +电话会议客户端演示的屏幕共享

我们结合使用Join.me和电话会议线来远程呈现给客户。 电话会议比Google Hangouts或Skype电话更可靠,而Join.me允许屏幕共享来共享设计。 通常看起来是这样的:费城办公室的项目经理进行电话会议,我在巴尔的摩的办公室运行Join.me,我们两个人都在Slack上,以防我们需要向其他人发出谈话要点的警报。

1个密码

我们使用1password共享团队中每个人都需要访问的密码。

Google日历

Google日历可让我们查看每个人的预定会议和活动。 我们将所有个人PTO,约会和会议记录在公司日历上,以便每个人都知道。 我还将Basecamp的截止日期和里程碑日期与我的个人Google日历集成在一起。

Google云端硬盘,文档和表格

我们使用Google云端硬盘,文档和表格来协作处理文档,跟踪浏览器的质量检查并编辑此博客文章。 我们还将Google文档用于许多面向客户的可交付成果的初稿,例如通讯摘要或样式指南。

云储存

我们使用云存储来轻松共享文件。