每次会议中最重要的10分钟

如果您今天只能做一件事来改善您运行的每一次会议,那么这篇文章就是给您的。 如果您已经在执行此操作,则可以更一致地执行它,更好地执行操作,从而改善会议。

一件事就是为您召开的每次会议思考,编写和传达一个目标。

如果您没有时间进行其他任何改进或准备,请至少花费10分钟。 在您发送会议邀请并包含有关会议存在原因的一句话之前。 这是非常强大的功能,因为它可以使您始终依靠某些东西来使会议有效。 它为参与者提供了一些可以帮助您完成会议的内容。

很多次,我发现自己对会议的准备不足。 即使在最后一分钟(即会议的第一分钟),在白板上写下清晰的目标供所有人参考也可以改变任何给定会议的规则。

你如何写一个好的目标?

我认为这里没有一个神奇的答案,但是我确实认为有一些实践可以帮助您实现此目标(如果您以前从未这样做过)。 编写您的第一个会议目标几乎是自欺欺人。 您可能会问自己,我是否真的有信心这是我们见面的原因。 但是,如果您愿意在会议中花费数千美元的组织资金,那么对编写目标感到有些压力是适当的。

步骤1:问自己一些问题

为了形成一个好的目标,您应该问自己三个问题

为什么会开会?

首先促使这次会议召开的是什么?

为什么其他所有人都要参加这次会议?

这里的目标是让您自己解决会议的原因。 如果您对此有明确的了解,那么剩下的只是文字处理。 如果您不能清楚地回答这个问题或对会议为什么存在有信心,那么您编写的任何目标都不会像您希望的那样有价值。

最有效的反思点之一就是促使会议开始的地方。 是因为有问题吗? 您是第一次实施或更改的工作系统的一部分吗? 有人要求您安排会议吗? 是否需要做出特定决定?

即使您从不写出正式目标,也可以用自己的心回答这些问题。 它会给您一点要经常回来指导和指导会议的观点。

步骤2:撰写目标草案

下一步是要使您在上面形成的信心和思想清晰并编写目标草案。 在这里,一些形式上的帮助。 从“本次会议的目的是……”开始,并写下您最想念的内容。 写一个以上的句子。 写出您需要表达的一切以表达会议目的。

这就像四年级的写作课。 我当时很糟糕。 这需要练习。 没有人会看到它。 只需写下您的想法。 不要编辑,不要校对,不要拼写检查,只写。 我知道这很疼,很难,不好,而且这是不可能的。 写就好了。

步骤2b:再写一个

您不必这样做。 但是我敢打赌,您会想要的。 如果您立即想到对会议目标草案的修改,请不要做!!! 只需再写一个。 这可以帮助您采取自己所看到的更改,并在整个语句的其余部分进行级联,而不会因沉没的成本谬误而使您无法保留自己喜欢的第一部分的某些内容。 因此,我们经常想在写作时更改一两个单词,但要保留“好东西”。 但是,单词需要融合在一起并流动,并且经常换出几个单词并试图使整体感觉正确,这比我们想象的要难。

步骤3:根据自己的观点进行编辑

选择您喜欢的一个并开始编辑。 通常,这意味着切割东西。 如果声明中有您要在会议中做的事情的表达,请切掉。 这就是议程的目的。 如果会议说要参加会议,请删去,这就是与会者列表的用途。 如果会议邀请说何时举行,请删去,这就是日历的目的。 如果邀请中包含多项内容,请尝试将其缩小为一个明确的目标。 这并非总是可能的,但是通常有多个目标的声明要么指出需要多个会议,要么需要明确理解更高层次的目标。 通过陈述这些子目标,参与者实际上并没有清楚地考虑我们要完成的目标。

步骤4:通过考虑所有与会者进行编辑

好的,现在是一个有趣的步骤。 以您编写的目标为例,并想象将其大声朗读(这是开始会议应该做的事情),并传达给要邀请参加会议的每个人。 这将做两件事。 首先,它将帮助您了解目标的明确性。 每个人都可以在同一水平上理解吗? 您是否正在使用某些需要在语句中定义或扩展的特定单词或术语? 这可以帮助您最终确定目标,但具有澄清会议的其他两个部分(辅助内容和与会者列表)的辅助好处。 如果您在脑海中向潜在的参与者宣读了目标,并且意识到他们不会理解目标或无法参加,那么在发送邀请之前您已经获得了很多好处。 您现在知道他们不应该在场,或者您需要提前准备会议。

步骤5:重新审视目标

编写会议目标的最后一步是在会议之前重新进行讨论。 我认为,如果更改使更改更加准确,则最好在最后一分钟(即,在您阅读该文件以开始召开会议之前)更改会议的目标,而不是以不良目标开始会议。 根据会议的不同,您将进行不同程度的准备。 重新讨论目标并根据需要对其进行更新可以帮助确保捕获会议之前发生的任何变化,以使会议尽可能相关。

下一步是什么?

我们谈到了会议的其他一些方面,可以使会议有效。 我们将在以后的文章中详细介绍这些内容。 从议程设置到会议召开的时间和长度,我们将尽力为您提供提高会议技能和发展职业所需的工具! 同时,请确保您知道为什么要召开会议并在开始之前写出目标!